Фокус и расфокус

Обитателям офисных пространств, особенно опен-спейсов, наверняка знакома проблема: приходится часто отвлекаться от работы, причем, кажется, не по собственной вине. Только сосредоточишься, а тут кому-то что-то обязательно понадобится – то вопрос задать, то на перекур позвать. Периодически раздражаясь, мы, в общем-то, смирились с этим как с неизбежностью офисной жизни. Но пытливые ученые все же обращают на эту проблему пристальное внимание и пытаются найти ей решение, считая отвлечения и потерю фокуса внимания, необходимого для качественного выполнения работы, серьезными пожирателями рабочего времени и врагами нашей продуктивности.

Глория Марк (Gloria Mark), профессор департамента информатики Калифорнийского университета в Ирвайне (University of California, Irvine), изучала жизнь современных офисных работников и обнаружила: они, находясь на рабочем месте, отвлекаются каждые три минуты. Дэвид Рок (David Rock), основатель института Нейролидерства (NeuroLeadership Institute) из США и автор книги «Ваш мозг на работе» (Your Brain at Work) выявил в результате исследований интересный факт – мы по-настоящему сфокусированы на работе всего шесть часов в неделю.

Способность переключаться на разные задачи жизненно необходима, когда мы стремимся качественно и вовремя выполнить работу. Переключаясь на другое, мы, естественно, сначала отвлекаемся от того, чем занимались раньше, – с тем, чтобы погрузиться в иную деятельность. Переключение требует, понятное дело, какого-то времени. Результаты исследований Глории Марк, опубликованные в ее книге «Мультизадачность в эпоху цифровых технологий» (Multitasking in the Digital Age), показывают: в 40% случаев мы отвлекаемся неосознанно и без особой пользы – заходя на любимые сайты, погружаясь в соцсети или начиная обсуждать с коллегой какие-то не относящиеся к работе темы. Понятно, мы же люди, а не роботы, но, поступая подобным образом, мы теряем фокус внимания. А он особенно необходим при решении комплексных задач, в работе над которыми важно удерживать в голове большое количество информации.

Как правило, мы думаем, что наше внимание рассевают какие-то внешние факторы – посторонние звуки, вторжение коллег с разговорами, вопросами или просьбами. Но в действительности существует два типа вмешательств, влияющих на нашу результативность: внешние и внутренние.

Внутренние отвлечения (self-interruptions)

Представьте, что вы работаете с электронными таблицами и вдруг вспоминаете, что не пили утром кофе, оттого чувствуете себя вялым. Идете, делаете себе кофе и, проходя мимо стола коллеги, понимаете, что забыли о чем-то ему напомнить. Останавливаетесь, общаетесь несколько минут и снова усаживаетесь за рабочий стол. Но, прежде чем вернуться к таблицам, вы вспоминаете, что в почте висит сообщение от вашего босса, которое, в общем, не требует немедленной реакции, но вы решаете ответить и только после этого возвращаетесь к вашим таблицам. Чтобы вспомнить, на чем вы остановились, что и как делали, понадобится еще несколько минут.

Это и есть внутреннее отвлечение. Оно возникает, когда вы оставляете текущую работу прежде, чем ее закончить, и переключаете внимание на что-то другое не из-за внешних раздражителей. Вы просто вдруг вспоминаете о том, что вам было необходимо сделать, ваша память подбрасывает какое-то спланированное раньше, но незавершённое дело.

Иногда подобного рода переключения могут быть просто необходимыми и заслуженными умственными разгрузками после всплеска продуктивной работы. «Важно делать такие перерывы осознанно и не растягивать их надолго, чтобы они не стали настоящим пожирателем вашего рабочего дня», – советует Глория Марк.

Интересным открытием Марк было то, что внутренним отвлечениям больше подвержены не счастливые обладатели отдельных кабинетов или те, кто работает в одиночку, скажем в кафе, а те, кого окружают многочисленные коллеги. Ее исследования показывают, что опен-спейсы увеличивали количество внутренних отвлечений на 64% по сравнению с закрытыми офисами – помещениями, имеющими дверь и предназначенными для работы двух-трех человек. Кроме того, у нас есть тенденция чаще отвлекаться в начале дня. Чем ближе его окончание, тем сосредоточенней мы становимся – то ли потому, что нас поглощает поток дел, то ли потому, что давит необходимость завершить что-то прежде, чем мы покинем офис.

Как решить проблему?

Для тех, кому в сутках не хватает 24 часов, первым шагом в повышении личной эффективности может стать борьба с внутренними отвлечениями. Главное орудие в этой борьбе – осознанность: мы прерываемся, не поддаваясь спонтанному импульсу, а делаем это сознательно, понимая, зачем. Вот несколько идей и инструментов для уменьшения количества внутренних прерываний, которые рекомендует Глория Марк:

  • Использование бесплатного приложения Google Chrome StayFocusd. Оно блокирует выбранные вами сайты на промежуток времени, который вы задаете самостоятельно, скажем, до конца рабочего дня.
  • Планирование отвлечений заранее при помощи записей. Можно написать утверждение на листе бумаги или в ежедневнике «если…, то…» и использовать его, когда вы теряете концентрацию. Например, «если мой мозг устанет от этой работы, я в течение 10 минут смогу очистить почтовый ящик или пять минут просмотреть, что творится в Facebook».
  • Погрузиться в работу с головой помогает музыка, правда, не любая. Если вы выберете музыку или радиостанцию, которые вам нравятся, вы, пожалуй, навредите себе. Чтобы оставаться продуктивным, вам необходимо выбирать мелодии, в которые вы не включаетесь. Чем более непредсказуемый и интересный ритм мелодии, тем больше она будет отвлекать вас от работы. С другой стороны, звуки шуршащих листьев, шум ручья, классическую и инструментальную музыку вы можете просто слушать, но не окунаться в них эмоционально.
  • Метод «Помидора» (названа в честь кухонного таймера, имеющего форму помидора) – техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) 1992 году. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые помидорами, сопровождаемые короткими перерывами. Вот последовательность шагов:
  1. Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  2. Поставьте помидор (таймер) на 25 мин.
  3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит.
  4. Сделайте короткий перерыв (3-5 мин).
  5. После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 мин).

Внешние отвлечения (external interruptions)

Этот тип отвлечений связан со всем, что вторгается в наш рабочий процесс извне и находится вне нашего контроля – телефонные звонки, реплики коллеги, остановившегося возле вашего стола, или сообщение из чата, всплывшее на экране вашего монитора.

Почему внешние отвлечения имеют значение? Во-первых, потому, что они являются предсказателем того, что за внешним отвлечением последует внутреннее. Глория Марк утверждает, что каждое внешнее отвлечение в предыдущий час работы увеличивает на 8% количество внутренних отвлечений в последующий час работы. Во-вторых, потому что они формируют у нас привычку – меня отвлекли, а потом и я отвлекусь.

Как решить проблему?

Хотя несколько способов минимизировать внешние отвлекающие факторы существуют, все же важно помнить о том, что полностью их контролировать мы не можем. С этой мыслью просто стоит смириться и, возможно, попробовать такие действия:

  • Дайте сигнал вашим коллегам «Не беспокоить». Это могут быть надетые наушники, статус DND (do not disturb), установленный для всех сообщений, или просто отосланное коллегам письмо с просьбой дать возможность спокойно поработать в течение нескольких часов. Что бы это ни было, важно убедиться в том, что ваши сослуживцы знают о вашей потребности и уважают ее.
  • Окажите себе услугу:  отключите все уведомления о входящих сообщениях, чтобы избежать переключения внимания при их появлении. Когда у вас будет пауза, вы сможете проверить почту, сообщения в чатах и публикации в лентах Facebook.

Надеемся, что приведенные рекомендации помогут вам  быть сфокусированными и не растрачивать драгоценное рабочее время понапрасну.