ИСКУССТВО ОДНОЗАДАЧНОСТИ

Рабочий день большинства современных людей наполнен невероятным количеством самых разнообразных дел.

К стандартным рабочим задачам добавляются бесконечные мобильные звонки, срочная переписка по электронной почте, необходимость поддерживать контакты в социальных сетях, просмотр нескончаемого потока новостей на сайтах. Все надо делать быстро, в срок, удерживая при этом в фокусе внимания одновременно несколько совершенно разных задач. Большинство считает такой стиль жизни совершенно естественным. А как же по-другому? Но почему-то мы все чаще сетуем на то, что время не идет, а летит, что его катастрофически не хватает, что в конце недели мы «валимся с ног», а двух выходных становится мало для того, чтобы испытать прилив сил, бодрости и вдохновения перед грядущей трудовой неделей.

Статья подготовлена по материалам публикаций журнала Harvard Business Review.

Современные технологии существенно размыли границы между тем, что является нашей работой, и тем, что ею не является. Куда бы мы ни отправились, наша работа будет навязчиво следовать за нами вместе с нашими мобильными телефонами, ноутбуками и iPAD‘ами. Это как зуд после укуса комара: мы чешем укушенное место, несмотря на то, что нам становится от этого только хуже.

Согласно исследованиям, проведенным самым большим американским сайтом по трудоустройству, CareerBuilder.com, от 25% до 50 % работающих людей заявляют о своем переутомлении или выгорании. Причина тому – не только продолжительность рабочего дня, но и стиль работы.

Признайтесь, вы ведь отвечаете на электронные письма, одновременно беседуя с кем-то по телефону? Вы берете с собой ноутбук на совещания и потом притворяетесь, что делаете в нем заметки, бороздя тем временем просторы интернета? Вы едите ваш обед на рабочем столе? Вы делаете телефонные звонки или даже посылаете sms, находясь за рулем вашего автомобиля, даже если знаете, что делать этого не должны?

Самая большая плата за подобный стиль поведения – кроме автомобильной аварии, конечно – наша продуктивность, которая снижается вследствие расщепления внимания. Получается, что мы оказываемся лишь частично вовлеченными в различные действия, но редко полностью отдаемся хотя бы одному из них.

Исследуя проблему выгорания на рабочем месте, ученые обнаружили, что современные люди тратят слишком много энергии на то, чтобы успеть сделать в единицу времени массу разных вещей в то время, как наш организм не сконструирован для многозадачности. Человеческому мозгу в процессе какого-либо действия необходимо сосредотачиваться, фокусироваться на чем-то одном. Мультизадачность для него превращается в мультиотвлеченность, которая, как это ни печально, постоянно истощает резервуар нашей энергии.

Когда мы выполняем одновременно несколько задач, мы становимся менее эффективными в долгосрочной перспективе, хотя нам и кажется, что сейчас-то мы очень даже эффективны. Разбрасываясь на несколько дел, мы в конечном итоге как бы сходим с основной беговой дорожки, часто оставляя к концу дня многие начатые дела незавершенными. Отвлекаясь от главной задачи на что-то другое, мы увеличиваем время, которое требуется для завершения этой задачи, в среднем на 25 процентов, и 24 часов в сутки становится мало для того, чтобы справиться со всеми запланированными делами. Гораздо лучше взяться за что-то одно, сделать этот кусок работы от начала до конца и только потом браться за новую задачу.

«Я успеваю написать в два, а иногда в три раза больше, когда сосредотачиваюсь на работе, не прерываясь на другие дела в течение запланированного мной промежутка времени, а потом делаю хороший перерыв, выйдя из-за рабочего стола», – делится опытом Тони Шварц (Tony Schwartz), в прошлом – известный журналист американских изданий New York Post, Newsweek, New York Magazine и New York Times, а сейчас писатель, основатель и руководитель проекта Energy Project (http://theenergyproject.com), автор многих статей для Harvard Business Review.

Тони Шварц считает, что лучший источник «подпитки» продуктивности и инновационного мышления – поощрение чередования периодов сосредоточенной работы с короткими периодами отдыха и восстановления.

Если вы руководитель, вам предлагается для вашей команды сделать следующее.

1. Поддерживать дисциплину проведения совещаний.

Планируйте совещания на 45 минут, а не на час или более. Именно этот промежуток времени позволяет сотрудникам оставаться сфокусированными. В конце совещания обязательно уделите внимание подведению итогов, это придаст ему завершенную форму. Начинайте и заканчивайте все совещания в точно назначенное время. Настаивайте на том, чтобы мобильные телефоны и другая техника, в частности, ноутбуки и планшеты, были отключены в течение всего совещания.

 2. Прекратите требовать или ожидать от своих сотрудников мгновенного реагирования в любой момент рабочего дня.

Это мешает им сосредотачиваться и удерживать свое внимание на приоритетах. Позвольте своим сотрудникам периодически отключать электронную почту. Если возникает что-то очень срочное, просто позвоните, но старайтесь делать это не слишком часто

3. Поощряйте паузы в работе.

Хотя бы один раз в день организуйте своих сотрудников на перерыв в работе.

Сейчас многие люди начали заниматься йогой в обеденных перерывах, но если такой возможности нет, можно просто организовать совместную прогулку или тренировку под музыку наподобие старой доброй производственной гимнастики. И уж полная роскошь – когда компания может создать специальную комнату отдыха, где люди могут расслабиться или даже вздремнуть.

Ну а лично для себя вы можете воспользоваться следующими рекомендациями:

1. В начале рабочего дня делайте в первую очередь самое важное дело.

Начните и не прерывайтесь в течение 60-90 минут. Постарайтесь устроиться так, чтобы вас в это время никто не беспокоил, уменьшите громкость телефонного звонка. Сопротивляйтесь любому импульсу, побуждающему вас отвлечься, ведь вы знаете, что у вас есть важный кусок работы, который необходимо сделать от начала до конца, до определенной финальной точки. Чем более сконцентрированными вы будете, тем выше будет ваша продуктивность. Когда вы выполните запланированное, дайте себе хотя бы несколько минут отдыха.

2. Установите правило: в заранее запланированные промежутки времени думать о долгосрочной перспективе, просто мечтая или выстраивая стратегию.

Если вы этого не сделаете, вас постоянно будет побеждать тирания срочности. Найдите для этого занятия особое место, такое, где вы сможете расслабиться и открыть ваш ум чему-то новому.

3. Уходите в реальные и регулярные отпуска.

«Реальные» означает, что если вы решили отдохнуть – забудьте о работе и постарайтесь сделать так, чтобы она ничем о себе не напоминала. Регулярные – означает несколько раз в году, если это возможно. 2-3 дня, добавленных к выходным, могут стать тоже неплохим вариантом отпуска. Исследования показывают, что если вы используете все положенное вам отпускное время, вы становитесь более здоровыми и в целом более продуктивными.