Несвободное пространство

Почему открытое для всеобщего обозрения рабочее место может приводить к снижению продуктивности?

Люди веками знали необыкновенную силу уединения. Только с недавних пор, как ни странно, мы стали о ней забывать.
Сьюзан Кейн

Немецкие архитекторы, братья Эберхард и Вольфганг Шнелле, задумывая в пятидесятых годах прошлого века офис нового типа в стиле Burolandschaft — «офисный ландшафт», позже получивший название open space, преследовали самые благие цели. По их мнению, такая организация рабочего пространства должна была внести элементы демократии в корпоративную среду и заменить популярную в годы индустриального бума офисную планировку, знакомую нам по американским фильмам тридцатых годов и организованную по принципу конвейера. Тогда сотрудники сидели рядами за маленькими столами, как в школьных классах, а отдельный кабинет доставался тому, кто продвигался по служебной лестнице. Ну, а главный босс размещался в кабинете с круговым обзором, чтобы присматривать за работой. В «офисном ландшафте» предполагалось обилие зелени, элементов мебели и декора, кабинеты руководителя упразднялись. Все столы располагались на первый взгляд беспорядочно, под разными углами друг к другу, образуя рабочие зоны разной величины и конфигурации. В этом хаосе, однако, скрывался четкий порядок, основанный на детальном изучении взаимоотношений между различными департаментами и отдельными лицами. Если в старых офисах болтовня сотрудников не поощрялась, то обстановка новых, напротив, побуждала их к обмену мнениями. Менеджеры стали во всех отношениях ближе к сотрудникам, ликвидация кабинетов позволила заметно сэкономить средства, а повышение по службе не означало больше отрыв от коллектива, разве что счастливчик получал стол побольше. По мнению авторов нового типа офиса, такая планировка должна была способствовать устранению бюрократии, облегчению коммуникации сотрудников, укреплению командного духа, созданию творческой атмосферы и, в результате, повышению производительности труда.

Идея братьев Шнелле стала очень популярной, и сегодня огромное количество людей по всему миру работает в открытых офисах. Вместе с тем, многочисленные исследования последних лет показывают: open space — далеко не самая лучшая форма организации рабочего места, не только вызывающая неудовлетворенность сотрудников, но и снижающая их продуктивность.

Интровертам невмоготу

Больше других достается от open space интровертам. «Самые важные организации, в которых мы проводим большую часть времени – наши школа и работа созданы преимущественно для экстравертов, в то время как от тридцати до пятидесяти процентов населения планеты – интроверты. Поэтому, чтобы максимально реализовать наши таланты, каждый из нас должен находиться в оптимальной для себя обстановке», — говорит  в своей речи, посвященной интровертам Сьюзан Кейн (Susan Cain) — бизнес тренер, в прошлом корпоративный юрист Уолл-Стрит, выпускница Принстона и Гарвардской юридической школы и автор бестселлера «Тишина: сила интровертов в мире, который не может прекратить болтать» (Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking). Эта речь, произнесенная Сьюзан в 2012 году на ежегодной конференции TED (Technology Entertainment Design) и выложенная на YouTube, получила впоследствии более девяти миллионов просмотров.

Постоянно на виду

Открытый офис предполагает наличие так называемой прозрачности работы каждого сотрудника, то есть полной открытости того, что и как делает человек, чем он занимается в каждую минуту рабочего времени. Для руководителя прозрачность — это возможность видеть всех сотрудников как на ладони и более четко контролировать рабочий процесс. Считается, что такая открытость делает людей более дисциплинированными, и это повышает продуктивность. Один из четырнадцати принципов корпоративной философии Toyota, которой следуют многие компании в мире, гласит: «Используй визуальный контроль, чтобы ни одна проблема не осталась незамеченной».

Однако, недавние исследования, проведенные профессором Гарвардской Бизнес-Школы Итаном С. Бернштейном  (Ethan S. Bernstein), свидетельствуют, что полная прозрачность не приводит к росту продуктивности. Ее повышает внесение в работу сотрудника элемента приватности.

Проведя несколько экспериментов на предприятии одного из самых больших производителей мобильных телефонов, Бернштейн выяснил, что в открытых офисах, где сотрудники находятся под постоянным наблюдением, продуктивность ниже, чем в офисах, предоставляющих определенную степень приватности. Оказалось, что как только появляется босс, люди начинают делать все так, как этого от них ожидают и как это предписано гласными и негласными корпоративными правилами и инструкциями. При этом процесс работы замедляется и продуктивность падает. Когда же люди знают, что их никто не видит, они чаще используют свои оригинальные способы работы, которые для них более удобны и зачастую более эффективны.

В действиях сотрудников предприятия не таилось ничего плохого. Они скрывали свои самые свежие и более инновационные технологии от менеджмента просто потому, что знали, что если заметят, что они отклоняются от правил, им попадет, и не хотели тратить усилия и время на объяснения того, что они делают, почему и как. Один из служащих сказал: «Все счастливы: менеджмент видит то, что хочет видеть, а мы обеспечиваем количественные и качественные показатели». «Когда же на предприятии были экспериментально созданы условия, позволявшие на какое-то время скрыться от всевидящего ока менеджера, производительность труда повышалась на десять – пятнадцать процентов по сравнению с теми, кто постоянно был на виду, а это серьезно для высоко конкурентной отрасли, балансирующей на грани маржи», — пишет Бернштейн.

«Мы думаем, что то, что мы видим – это и есть реальность. Но то, что видели менеджеры на производстве, где мы проводили наши первые эксперименты, как показали последующие эксперименты и на других предприятиях и в офисах, реальностью не было. Это было фальшивое шоу, предназначенное для определенного зрителя. Как только зритель уходил, начиналось настоящее действо, и это действо было более продуктивным», — пишет Бернштейн в статье «Спрятавшись от руководителя, вы можете повысить собственную продуктивность» («Hiding From Managers Can Increase Your Productivity»). 

И прочие напасти

Журнал «Scandinavian Journal of Work, Environment and Health» опубликовал данные о том, что сотрудники open space на 62% чаще берут больничные в сравнении с работниками, занимающими отдельные кабинеты, у них часто рассеяно внимание вследствие отсутствия достаточного количества дневного света. После работы большинство трудящихся открытых офисов возвращаются домой истощенными, потому что каждый в течение дня доступен для коллег, готовых постоянно завладевать вашим вниманием, просить помощи или обращаться за советом. День проходит в разговорах, которые отвлекают от задач. Доказано: чтобы включиться в работу после того, как отвлекли, человеку требуется двадцать семь минут. Сотрудникам необходимо делать грандиозные усилия, чтобы постоянно перемещать внимание.

Как выжить в открытом пространстве?

Некоторые страны уже отказались от ландшафтных офисов. В Германии, Голландии, Швеции и Италии принято законодательство, позволяющее работникам самим решать, в каких офисах им приятнее трудиться. Таким образом, с ландшафтными офисами в этих странах было покончено. В офисах нового типа, как правило, имеются крылья и коридоры, по обе стороны которых расположены небольшие отдельные кабинеты. А в самых продвинутых учреждениях имеется нечто вроде «центральной улицы», где при желании работники могут встречаться.

В свою очередь, Великобритания и США решили сохранить открытые офисы. Ведь содержание одного рабочего места размером в четыре квадратных метра в лондонском Вест-Энде, например, а пересчете на доллары стоит тринадцать тысяч. Многие работодатели, даже зная обо всех минусах опен спейсов в целях экономии, не станут переезжать в новые, оборудованные отдельными кабинетами. И с этой реальностью надо смириться.

К сожалению, не существует панацеи от негативных последствий работы большого количества людей в едином пространстве под чутким наблюдением начальника. Но сгладить недостатки работы в open space, как утверждают специалисты, все же можно.

Если для некоторых сотрудников — интровертов, которые, кстати, являются лучшими по сравнению с экстравертами генераторами идей и умеют более глубоко анализировать проблемы, необходимо продолжительное уединение и сосредоточение, можно создать небольшие зоны тишины. Пылкая защитница интровертов Сьюзан Кейн совместно с компанией Steelcase уже разработала пять встраиваемых в интерьер открытого офиса  конструкций под названием Quiet Spaces (Тихое пространство), площадью от 4,5 до 10 квадратных метров, каждая из которых имеет свое название, связанное с природой и служит местом уединения для людей, чувствительных к внешним раздражителям. Интерьер каждой структуры находится где-то между дзен-садом и писательской студией и стоит около пятнадцати тысяч долларов.

Если вам необходимо пообщаться с коллегой, уходите в кафе или конференц-зал. Тогда это общение будет более качественным. Исследования показали, что в офисах открытого типа общения стало больше, но теперь оно короткое и поверхностное именно из-за того, что вокруг много людей.

Если вы хотите не истощаться при выполнении задач, ограничьте время, когда к вам могут обращаться, в частности, за помощью. Немецкие и швейцарские ученые пришли к выводу, что частое переключение между собственной работой и оказанием помощи другим ведет к серьезной «когнитивной нагрузке», так как предоставляющие помощь работники вынуждены неоднократно вспоминать детали собственного задания. Совет такой: выделить определенную часть дня, когда к вам нельзя обращаться ни по каким вопросам. Чтобы снизить «когнитивную нагрузку», данный период должен быть продолжительным – несколько часов.

Ну и последний совет для менеджеров, привыкших постоянно контролировать людей и держать их под пристальным наблюдением. Дайте людям немного свободы – какое-то определенное время в течение дня или недели, чтобы они могли работать не по инструкциям, а так как им это удобно, не снимая, конечно, ответственности за выполнение своих KPI. В Швейцарии, например, уже есть офисы нового типа, где работники могут выбрать себе удобный диван, кофейный столик, шезлонг, отправиться в библиотеку или даже небольшой ботанический сад и работать там среди растений. Но такая форма организации труда, конечно, требует глубокого переосмысления, как со стороны работодателя, так и со стороны наемного сотрудника.