План против списка

Для большинства деловых людей практика планирования и составления списков задач, или, как их еще называют, to-do-листов, вполне привычна. Но так ли она эффективна, как мы думаем и как учат нас разного рода пособия и тренинги по тайм-менеджменту? Вызов сложившемуся стереотипу бросает Кевин Круз (Kevin Kruse) – автор книги «15 секретов, которые знают о менеджменте успешные люди: привычки продуктивности 7 миллиардеров, 13 олимпийцев, 29 отличников-студентов и 239 предпринимателей» (15 Secrets Successful People Know About Time Management: The Productivity Habits of 7 Billionaires, 13 Olympic Athletes, 29 Straight-A Students, and 239 Entrepreneurs).
Около двух третей профессионалов регулярно составляют списки дел, но 41% задач из этого списка никогда не выполняется. Об этом факте свидетельствуют результаты исследований компании iDoneThis, создающей программное обеспечение для эффективного управления проектами.

«Несмотря на то, что планирование в виде составления to-do-листов – нумерованных списков задач на день (или месяц/год, если речь идет о долгосрочном планировании), популярно, оно может негативно повлиять на ваш успех. Неужели вы думаете, что Ричард Брэнсон (Richard Branson) и Билл Гейтс (Bill Gates) пишут длинные списки, расставляя по приоритетам задачи – A1, A2, B1, B2 и так далее? – спрашивает Круз. – Списки важных дел – это то самое место, где эти дела умирают».

В своих исследованиях, посвященных лучшим практикам продуктивности и тайм-менеджмента, Круз проинтервьюировал более двухсот миллиардеров, олимпийских чемпионов, студентов-отличников и предпринимателей в поисках ответа на вопрос о том, как же лучше планировать. «Никто из опрошенных даже не упомянул о списках дел, —утверждает Круз. И все потому, что у этих списков есть три проблемы.

1. Список дел не привязан ко времени. Когда у нас перед глазами длинный список дел, мы невольно стараемся в первую очередь выполнить то, что может быть сделано за несколько минут, оставляя задачи, требующие более длительного времени на потом. «Часто эти задачи так никогда и не выполняются», – говорит Круз.

2. Они не различают дела срочные и важные. В списках дел, как правило, отсутствуют временные ограничения и важные дела, зачастую, упускаются из виду. «Мы подвержены импульсивному желанию бороться с делами срочными и игнорировать дела важные», – утверждает Круз.

3. Они добавляют нам стресса. Есть такой психологический феномен – эффект Зейгарник, заключающийся в том, что человек лучше запоминает прерванные действия, чем завершенные. Мы бессознательно стремимся завершить начатое либо запланированное, но незаконченное дело. Незаконченные дела начинают вызывать неконтролируемые, навязчивые мысли. «Чем больше в списке несделанных дел, тем выше риск бессонницы, – говорит», Круз.

Что вместо списков дел?

Круз обнаружил, что наиболее выдающиеся «достиженцы» живут и работают по своему календарю, и ключ к успеху, по мнению Круза, – в применении трех практик использования вашего календаря для планирования дня.

1. Выделение времени исключительно для важных дел. «Не заполняйте ваш календарь случайным образом, позволяя попадать в ваш график любой задаче, которая встречается на вашем пути», – говорит он.

«Внесите ясность в ваши жизненные и карьерные приоритеты и зарезервируйте в вашем календаре время для дел, связанных с ними», – советует Круз. Например, вы можете ежедневно выделять себе два часа для того, чтобы заниматься стратегическим планированием или другими задачами, которые могут вас продвинуть вперед. Отключите электронную почту, поставьте телефон на беззвучный режим и сфокусируйтесь только на том, что важно в данный момент.

Ваш календарь также должен включать такие вещи, как занятия спортом, встречи с близкими людьми или другие пункты, имеющие отношение к вашим главным жизненным ценностям. Круз также рекомендует выделять время на менее важные дела – просто на то, чем вам нравится заниматься, но к вашей продуктивности особого отношения не имеет. Правда, важно прописать четкое количество минут, которое будет на эти занятия уходить.

2. Планируйте с шагом в пятнадцать минут. Большинство календарей предоставляют нам возможность планировать во временном промежутке не менее тридцати минут, но Круз советует уменьшить эти промежутки до пятнадцати минут, стараясь как можно точнее предположить, сколько времени займет та или иная задача.

Наиболее продуктивные люди тратят на дело ровно столько времени, сколько необходимо в данный момент, стараясь не упускать ни минуты. СЕО компании Yahoo Марисса Майер (Marissa Mayer), например, общеизвестна тем, что проводит с коллегами не длинные часовые совещания, а короткие пятиминутные.

«Когда вы установите в календаре минимальный промежуток времени в пятнадцать минут для планирования, вы автоматически обнаружите, что можете втиснуть в ваш день гораздо большее количество дел», – утверждает Круз.

3. Планируйте все. Как говорит Крис Дакер (Chris Ducker) — один из двухсот опрошенных Крузом успешных людей, автор ряда бестселлеров, преуспевающий бизнесмен и ведущий подкаста The New Business Podcast, помогающего предпринимателям запускать малые бизнесы с использованием таких маркетинговых стратегий, как блоггинг, онлайн видео, социальные медиа: «Записывать в свое расписание все. Это и есть секрет. Все, что предстоит выполнить – все записано в моем расписании. Просмотр медиаресурсов – 30 минут – записано. Просмотр входящей почты – 45 минут – аналогично, имеется здесь. А того, чего в расписании нет, мое время не расходует».

«Вместо того, чтобы проверять вашу электронную почту каждые пять минут, делайте это три раза в день. Вместо «позвонить сестре», занесенного в список дел, вставьте эту задачу в ваш календарь. А еще лучше – выделите определенный отрезок времени каждый день на звонки важным для вас людям», – советует Круз.

Как правило, все что запланировано на определенное время, выполняется с большей долей вероятности. «Когда вы вынуждены выбирать для определенного дела, определенные время и день, вы начинаете завершать важные дела более систематично, и стресс уходит из вашей жизни», – говорит Круз.

Конечно, он признает, что в начале этой практики планирования бывает сложно оценить, как много времени нам может понадобиться на то или иное дело, но с опытом придерживаться расписания станет легче. Круз также рекомендует резервировать некое «буферное время» на непредвиденные ситуации. «В вашу жизнь, конечно будут вторгаться неожиданные вещи. Например, звонок из школы от дочери, потому что она заболела и ее нужно срочно забрать», – говорит Круз. – Ну а если ничего такого не случится, вы сможете использовать излишек времени для сосредоточения, расслабления или творчества».