Сказка о найденном времени

«Не хватает времени» – эта фраза рефреном проходит через жизнь, пожалуй, любого руководителя. И чем выше он в иерархической пирамиде, тем, как правило, нехватка ощущается острее.

Чтобы помочь таким занятым менеджерам, умные люди придумали тайм-менеджмент. О нем написано много книг и статей, ему посвящают тренинги и семинары. А времени все так же не хватает, и порой приходится слышать от раздосадованного топа, что «весь этот тайм-менеджмент – ерунда». Хотя порой дело в том, что человеку просто… не хватило времени на то, чтобы освоить предлагаемые приемы и механизмы для его, времени, сбережения.

Дэн Кеннеди в своей книге «Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль» (М.: «Альпина Паблишер», 2013) пишет: «Если бы существовала диета, которая помогает, то только ею бы и пользовались во всем мире. Точно так же можно сказать, что если бы существовала система тайм-менеджмента, идеальная для всех, то она и была бы всего одна. Спешу вас обрадовать: в каком-то смысле, «система» планирования времени и ЕСТЬ всего одна, и она вся описана здесь».

Далее он приводит десять якобы универсальных принципов, к которым весь тайм-менеджмент сводится. На наш взгляд, кое в чем автор излишне категоричен, а некоторые принципы «десятки» друг друга повторяют.

Тем не менее, они и в самом деле просты и полезны, поэтому кратко изложим советы и принципы Кеннеди в нашей интерпретации.

1. Приручение телефона.

Касается не только «трубки», но и электронной почты, и прочих средств коммуникации, включая архаичные уже факсы. Приручение же сводится к лозунгу «я отвечу вам, когда смогу». Вряд ли в нынешней жизни возможно его стопроцентное воплощение, но никто не будет оспаривать утверждение «телефон для большинства из нас и есть первейший фактор, отвлекающий от работы». Поэтому не надо все бросать по первому звонку «проклятого аппарата» – особенно в наше время, когда всегда можно определить, кто звонил.

А электронную почту вовсе рекомендуется проверять три-четыре раза в день.

2. Минимум деловых встреч.

Они же – совещания, «бизнес-митинги» и т.д. Как утверждает Кеннеди, «большинство встреч заканчивается на том же, на чем началось». На совещания люди в большинстве случаев приходят, чтоб продемонстрировать свою занятость или значимость. И вообще, «если бы Ной созвал на совещание архитекторов, оформителей интерьера, пастухов, укротителей львов, штурманов, у нас были бы плавники». Поэтому их (совещания, а не плавники) нужно минимизировать. И, кроме всего прочего, избегать деловых встреч в кафе, ресторане и просто за чашкой кофе. Ибо такой способ делового общения неминуемо забирает больше времени – оно уходит и на пережевывание пищи, и на ожидание официанта.

3. Составление списков.

Старый добрый, но, тем не менее, редко кем осваиваемый прием. Ибо все помнить невозможно (гении вроде Наполеона – не в счет).

Сам Кеннеди рекомендует четыре основных списка:

1) Расписание. На целый год, день за днем.

2) Список дел по месяцам, по неделям и по дням. Причем дела имеют три степени важности: A, B, C.

3) Звонки – кому нужно позвонить в алфавитном порядке.

4) Планировщик совещаний. «Это просто отдельная страница для каждого, с кем я много общаюсь, где я набрасываю вопросы, которые хочу с ним обсудить, появляющиеся у меня между нашими встречами и разговорами».

Другой гуру тайм-менеджмента, Глеб Архангельский (см., например, его прекрасную книгу «Тайм-драйв») рекомендует еще один подход к составлению списков под названием «кайрос», то есть, в примерном переводе с греческого, «благоприятный момент». Если на пальцах, то в планировщике, кроме граф «понедельник, вторник, среда» полезно иметь и разделы вроде «шеф» и «магазин». И заносить в них (по мере того, как соответствующие мысли приходят в голову), о чем желательно при встрече побеседовать с шефом и что нужно купить, если вдруг попадешь в супермаркет.

При этом Кеннеди скептически относится к электронным органайзерам и смартфонам (там «и информация сама по себе пропадает, и батарейки садятся в самый неподходящий момент»), рекомендуя обычные блокноты в линеечку. Архангельский – технократ. Мол, с помощью современных гаджетов можно одну и ту же задачу (событие, напоминание и т.д.) вносить в несколько списков, перебрасывать со смартфона в компьютер и т.д. Тут уж каждый выбирает по себе.

4. Все – на службу своим целям.

Секрет личной эффективности заключается в поиске веских причин стать эффективным, утверждает Кеннеди. Люди не становятся миллионерами, потому что не слишком этого хотят, а возможностей предостаточно. Утверждение спорное, но не бессмысленное. А как это связано с экономией времени? В общем, напрямую, хотя связь и неочевидна. Каждый раз, делая что-либо, стоит задать себе вопрос «а на что это я трачу свое время?».

«Я не знаю ни одного успешного человека ни в одной области, у которого не было бы своих целей и который не мерил бы – по возможности каждый день, – насколько он к ним приблизился», заверяет автор «Жесткого тайм-менеджмента».

5. Времяблоки.

По сути, речь об умении составлять плотные расписания: «давайте себе нерушимые обещания быть в нужном месте в нужный час». Столько-то времени в год (в неделю, в месяц) отводится на такое-то занятие, столько-то – на сякое. Не всем удается, не всегда реально. Но полезно – в том смысле, что если сознательно не зарезервировать, скажем, два часа в день на занятие языком, спортом или маркетингом собственной фирмы, а оставлять их «на когда время будет», то его не будет никогда. Рекомендуемая дробность планирования на день – по полчаса (хотя, конечно, все сильно зависит от вида деятельности).

6. Польза от «обрезков».

А это как раз о возможности «утилизировать» внезапно возникающие пустые временные отрезки (когда отменилось назначенное совещание) или использовать с толком часы и минуты, обычно проводимые без оного (стояние в пробках, в очередях и т.д.). На этот случай полезно иметь с собой «работу на вынос» (книги и статьи, которые надо прочесть, список иностранных слов, которые нужно выучить, бумаги, которые следует просмотреть, и т д.). А еще – аудиокниги, аудиокурсы, аудиотренинги. Их можно слушать в очередях, в пробке, да и просто в дороге.

7. Подальше от стада.

Простой принцип, помогающий избежать дополнительных временных затрат – не ходить туда же, куда все. То есть, не посещать гипермаркет в пятницу после шести вечера, не выписываться из гостиницы между 8 и 9 часами утра и не заселяться между 4 и 6 часами вечера, стараться ездить не в час пик и т.д. Опять-таки, не всегда возможно, но полезно держать в голове.

8. Делегирование

(удивительно, но об этой возможности экономить время Кеннеди не упомянул). Грубовато, но точно соответствующий принцип сформулировал в «Легендах Невского проспекта» писатель Михаил Веллер: «Не крутись сам, заставляй крутиться других – ты один, а их много». Особенно актуально для того, у кого есть подчиненные. Впрочем, необязательно – делегировать можно по-разному, и не обязательно сверху вниз. Впрочем, это тема для отдельной статьи.

Резюме от Кеннеди: «Точно, как человек, который не может сказать, куда потратил деньги, обречен на вечную бедность, всякий, кто не может вспомнить, на что потратил время, навсегда обречен быть неэффективным. И зачастую – бедным».